Ai obținut certificatul de înregistrare al firmei de la Registrul Comerțului, dar nu știi care sunt pașii următori? Când poți începe să emiți facturi? Mai ai nevoie de alte documente sau formalități pentru a funcționa legal?
Acestea sunt întrebări frecvente în rândul antreprenorilor aflați la început de drum.
După înmatriculare, firma există din punct de vedere juridic, dobândind personalitate juridică. Prin urmare aceasta poate să își asume în mod legal drepturi și obligații față de alte persoane fizice sau juridice și poate încheia contracte.
Dar acest lucru nu este suficient. Mai jos vom prezenta pașii obligatorii pentru a putea începe activitatea:
1.OBȚINEREA REGISTRULUI UNIC DE CONTROL (RUC)
Ce este RUC?
Registrul Unic de Control (RUC) este un document oficial eliberat de ANAF, în care sunt evidențiate toate controalele efectuate asupra unui operator economic de către diverse autorități cu atribuții de control.
Acesta este ținut de contribuabil și are rolul de a monitorizare a acțiunilor de inspecție desfășurate de autorități și de a asigura transparența verificărilor.
RUC contribuie, de asemenea, la prevenirea suprapunerii controalelor din domenii precum fiscal, sanitar, protecția muncii sau alte domenii prevăzute de lege.
Cine trebuie sa obtine RUC?
Exclusiv persoanele juridice înregistrate la ONRC (SRL in special) au obligația de a obține RUC în 30 de zile de la înființare.
Nu au obligația de a obtine si tine registrul unic de control, entitățile cu personalitate juridică nespuse inregistrarii la ONRC sau cele fără personalitate juridică dar care pot avea obligataia înregistrării, precum PFA/II la ONRC sau PFI la ANAF.
Pe scurt daca forma juridica de care te folosesti necesita inregistrarea pentra obtine peronalitate juridica, atunci trebuie sa obtii RUC.
Am nevoie si pentru punctul de lucru?
Da, RUC-ul trebuie solicitat atât pentru sediul social al firmei cât și pentru fiecare sediu secundar (punct de lucru). Mai mult trebuie pastrat la sediul, respective punctul de lucru pentru care este obtinut.
Cum pot obtine RUC?
Asociatul sau administratorul se va prezenta la circumscripția teritorială a ANAF de care aparține, în funcție de sediul social, pentru depunerea dosarului la ghișeu.
Dosarul trebuie să conțină: cererea tip, certificatului de înregistrare (CUI), copie buletin, certificatele constatatoare sau certificatul constatator in formă extinsă și dovada achitării taxei de 30 de lei.
Sanctiuni?
Neachiziționarea Registrului Unic de Control (RUC) constituie contravenție și se sancționează cu amendă cuprinsă între 500 și 1000 lei. Reprezentanții organelor de control au obligația de a solicita contribuabilului prezentarea RUC înainte de începerea controlului.
Este important de reținut că neprezentarea registrului nu împiedică desfășurarea controlului, însă acest aspect va fi consemnat în documentele de control. În plus, refuzul sau neprezentarea RUC la solicitarea organelor de control se sancționează cu amendă între 1000 și 2000 lei.
2.DESCHIDEREA UNUI CONT BANCAR
Deși nu există un termen legal explicit în care firma trebuie să își deschidă un cont bancar după înmatriculare, este obligatoriu ca SRL-ul să aibă un cont bancar distinct față de contul asociatului sau al administratorului.
Pentru PFA/PFI nu este obligatorie deschiderea unui cont bancar separat, deoarece PFA-ul nu are personalitate juridică distinctă de persoana fizică.
3.VĂRSAREA CAPITALULUI SOCIAL
Conform noii reglementări, vărsarea capitalului social la momentul înființării nu mai este o condiție obligatorie pentru înmatricularea societății.
Societatea cu răspundere limitată trebuie să verse 30% din valoarea capitalului social subscris nu mai târziu de 3 luni de la data înmatriculării, dar înainte de a începe operaţiuni în numele societăţii, iar diferenţa de capital social subscris va fi vărsată astfel:
- pentru aportul în numerar, în 12 luni de la data înmatriculării;
- pentru aportul în natură, în termen de cel mult 2 ani de la data înmatriculării.
Docummnte necesare: certificatului de înregistrare (CUI), copie buletin, certificatul constatator in formă extinsă.
4.SERVICII DE CONTABILITATE
Contabilitatea este obligatorie pentru orice SRL. Poți opta fie pentru angajarea unui contabil intern (cu contract înregistrat în REGES), fie pentru colaborarea cu o firmă de contabilitate, de regulă pe bază de contract de prestări servicii
Este important ca persoana sau firma aleasă să fie calificată și, de preferat, autorizată CECCAR.
Principalele obligații sunt ținerea evidenței contabile, depunerea declarațiilor fiscale, plata taxelor și întocmirea situațiilor financiare anuale.
5.OBȚINEREA SEMNATURII ELECTRONICE CALIFICATE
Semnătura electronică calificată este un certificat digital emis de un furnizor acreditat, precum AlfaSign, pe token USB sau în cloud. Oferă acoperire juridică maximă, fiind recunoscută ca echivalent al semnăturii olografe în toate statele UE. Este obligatorie pentru încărcarea documentelor în SPV ANAF, e-Factura, ONRC și licitații publice.
Semnătura electronică calificată vine sub două forme: token USB (un dispozitiv fizic pe care este stocat certificatul) sau cloud (certificatul este stocat pe serverele furnizorului).
6.ÎNROLAREA ÎN SPAȚIUL PRIVAT VIRTUAL (SPV)
SPV este canalul digital de comunicare cu ANAF prin care se depun declarațiile fiscale online, se verifică situația fiscală, se primesc notificări și se transmit solicitări către autoritatea fiscală.
Înrolarea în SPV este necesară pentru SRL-uri, dar este recomandată și pentru PFA-uri, pentru depunerea Declarației Unice, verificarea obligațiilor fiscale și comunicarea rapidă cu ANAF.
7.ÎNSCRIEREA ÎN SISTEMEUL E-FACTURA
Sistemul e-Factura este un mecanism electronic de raportare a facturilor catre ANAF obligatoriu pentru toți operatorii economici, implementat cu scopul de a imbunatati colectarea impozitelor si taxelor, in special a TVA.
În acest sens, operatorii economici trebuie să genereze e-Facturi care sunt încărcate ulterior în SPV pentru validare de către ANAF. Până în momentul validării, factura emisă nu este considerată valabilă din punct de vedere fiscal.
Pentru transmiterea și recepționarea facturilor este necesar să existe un cont activ în Spațiul Privat Virtual. Facturile trebuie transmise în sistem în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii lor.
Începând cu 1 iulie 2024, facturile primite de la furnizori trebuie înregistrate doar dacă sunt emise în format e-Factura, ceea ce presupune preluarea acestora prin SPV.
Începând cu 1 ianuarie 2025, operatorii economici din România sunt obligați să emită e-Factura de fiecare dată când vând produse sau servicii pe teritoriul României, indiferent dacă beneficiarii sunt persoane fizice sau juridice.
8.MICROÎNTREPRINDERE? ÎNREGISTREAZĂ CONTRACTULUI DE MUNCĂ LA ITM
O microîntreprindere trebuie să aibă cel puțin un salariat cu normă întreagă pentru a putea aplica regimul de impozitare pe veniturile microîntreprinderilor.
În termen de 90 de zile de la înființarea societății, este necesară încheierea și înregistrarea contractului individual de muncă la ITM pentru a putea beneficia de impozitul de 1% pe venit (microîntreprindere), dacă ați optat pentru această formă de impozitare.
9.OBȚINEREA CERTIFICATULUI DE TVA ÎN ROMÂNIA
Înregistrarea în scopuri de TVA se face în mod obligatoriu la depășirea plafonului legal de scutire, sau opțional, la înființarea firmei prin completarea anexei fiscale.
Dacă, la depunerea dosarului de înființare la ONRC, în anexa fiscală a fost bifată opțiunea de plătitor de TVA de la înființare, Registrul Comerțului va transmite către ANAF opțiunea profesionistului.
Cu toate acestea, certificatul de înregistrare în scopuri de TVA nu va fi eliberat de ONRC, ci ulterior de către circumscripția teritorială a ANAF de care firma aparține cu sediul social, prin urmare nu se va regăsi printre documentele emise de ONRC după înmatriculare.
Certificatul de TVA este diferit de certificatul de înregistrare fiscală (CUI).
Certificatul de înregistrare este emis de Registrul Comerțului la înființarea firmei și confirmă existența legală a acesteia, incluzând codul unic de identificare (CUI) și numărul de ordine în Registrul Comerțului.
În schimb, certificatul de TVA este emis de ANAF și atestă faptul că o societate este înregistrată în scopuri de TVA, având dreptul și obligația de a colecta și deduce TVA.
10.CASA DE MARCAT SI POS
Conform OUG nr. 28/1999, obligatia utilizarii casei de marcat fiscale o au toti agentii economici care livreaza bunuri sau presteaza servicii catre populatie.
Obligația de utilizare a casei de marcat ia naștere încă de la data începerii activității.
Potrivit OUG nr. 193/2002, firmele care încasează anual peste 50.000 lei în numerar sunt obligate să ofere și posibilitatea plății cu cardul prin terminal POS sau alte soluții moderne de plată, obligația aplicându-se începând cu trimestrul următor celui în care este depășit pragul.
Începând cu 1 ianuarie 2026, prin modificările aduse OUG nr. 193/2002 de Legea nr. 239/2025, obligația de acceptare a mijloacelor moderne de plată a fost extinsă pentru operatorii economici înregistrați la Registrul Comerțului. Totuși, legea nu impune obligatoriu deținerea unui terminal POS în toate cazurile, ci obligația de a accepta cel puțin un mijloc modern de plată.
Astfel, chiar și în situația în care încasările se realizează exclusiv prin transfer bancar sau ordin de plată, această modalitate este considerată mijloc modern de plată, iar deținerea unui POS nu este obligatorie, cu condiția respectării prevederilor legale în vigoare.
11.AVIZE ȘI AUTORIZAȚII ÎN FUNCȚIE DE DOMENIU
În funcție de domeniul de activitate, pot fi necesare diverse autorizații speciale, precum autorizația de funcționare de la Primărie, avizul Direcției de Sănătate Publică (DSP), autorizația de la Direcția Sanitar-Veterinară (DSVSA) sau avizul Inspectoratului pentru Situații de Urgență (ISU).
